Interní komunikace ve firmě se vždy děje několika způsoby. Většina z nás je zvyklá používat e-mail, chodit na pracovní porady, telefonovat a osobně se za kolegy zastavit. Jenže, i když používáte všechny formy uvedených „nástrojů“ interní komunikace, organizaci práce vám usnadní ještě jedna možnost – online chatovací aplikace. Proč využít online chat v podniku?
Neefektivní komunikace ve firmě se projeví rychle
Základem pro kvalitní práci je, aby zaměstnanci věděli, co mají dělat a měli všechny potřebné informace. Neméně důležitá je ale i kvalita interní komunikace ve firmě. Projděte si s námi, proč může být online chat lepší než e-mail nebo mluvená konverzace.
V čem je online chat lepší oproti e-mailu?
Online chat má oproti e-mailu několik výhod:
Rychlejší odpověď – pokud nám blikne zpráva z chatu, máme menší sklon ji odkládat na později a pravděpodobně ji otevřeme hned. Do e-mailu se hodně lidí dívá jen párkrát denně a na odpověď si taky můžete pěkně počkat.
- Uvolněnější komunikace – přece jen, z e-mailu jsme zvyklí psát formálnější zprávy – a právě forma nás může zdržovat ve vyjádření toho, co chceme sdělit.
- Větší orientace v aktuálních projektech – e-mail jsme většinou zvyklí posílat jen lidem, kterých se informace bezprostředně týká. V online chatu si ji přečtou všichni a zůstanou v obraze, což se může později hodit – nikdo se vás další den nebude ptát na to samé.
V čem je online chat výhodnější oproti mluvené komunikaci?
Oproti telefonování, online callům a osobní domluvě má online chat výhodu v následujících oblastech:
- Rychlejší získání informací – pokud s někým komunikujete napřímo, ne vždycky má druhá strana srovnáno, co a jak vám chce říct a může trvat, než se k tomu dostane.
- Přehlednost informací – většina z nás rychleji mluví, než píše. Takže pokud předáváme informace v psané formě, kvůli úspoře času napíšeme opravdu jen to podstatné. Bez zbytečného balastu.
- Mluvená konverzace nevyhovuje všem – spousta lidí si raději nejdřív utřídí myšlenky.
Na co využijete v interní komunikaci online chat?
- Komunikace s jedním kolegou – můžete řešit konkrétní projekt nebo se ho zeptat, od kdy je zítra v práci.
- Komunikace se všemi členy jednoho projektu – rychle předáte důležitou informaci všem nebo třeba zorganizujete společný brainstorming nad novým úkolem.
- Komunikace s ostatními specialisty se stejné pozici – řešíte u svého projektu nějakou zapeklitost a nejste si jistí tím, jak byste ji měli vyřešit? Proberte oborové know-how s kolegy.
- Komunikace se všemi ve firmě – rozbila se myčka, objednáváte hromadný oběd do kanceláře, chcete všem popřát pěkný víkend. Přece nebudete psát papírky na dveře nebo všechny obcházet.
Kvalitní komunikace ve firmě = základ pro dobré workflow
Jaké funkce by měl online chat určitě obsahovat, aby firemní komunikace nevázla?
- Je uzpůsobený pro desktop i mobil.
- Měli byste snadno zjistit, když se objeví nová zpráva.
- Můžete se označovat s dotazem nebo informacemi.
- Vidíte, kdo je zrovna online a kdo offline (a kdy byl v chatu naposledy).
- Můžete fulltextově vyhledávat v historii konverzací, když se k některé informaci potřebujete vrátit.
Vyberte si chatovací program, který lze propojit s projekty
Online chat je skvělým doplněním kvalitní interní komunikace. Abyste neztráceli čas odbíháním do jiných aplikací a vše měli na jednom místě, je ideální, aby chatovací program šel propojit přímo s projektem ve vašem projektovém nástroji.
foto / Pexels
