Jste otrokem svého času? Máte někdy na konci pracovního dne pocit, že jste nic nestihli a neudělali zdaleka vše, co jste potřebovali? Pracujete i večer nebo o víkendu a stále nedosahujete kýženého výsledku? Možná je chyba v tom, že neumíte efektivně řídit své pracovní úkoly. Jak zlepšit efektivitu práce?
Co je to vlastně efektivita práce?
Úplně jednoduše řečeno efektivita práce je umět získat co nejvíce výstupu z nejmenšího možného vstupu. Udělat prostě co nejvíce za co nejméně. Je to o tom nastavit si práci chytřeji, nikoli pracovat tvrději. Lepší efektivita znamená schopnost získat větší výstup ze stejného množství vstupu nebo dokonce i menšího vstupu. Prostě stihnout hodně v omezeném času (například v pracovním dni).
Jde efektivitu spočítat?
Ano, můžete použít celkem jednoduchý vzorec: vstup / výstup = účinnost.
Za vstup ve vzorci dosaďte standardní hodiny, které máte k práci k dispozici, za výstup pak hodiny, které nad úkolem opravdu strávíte. To celé vynásobte 100 a získáte procentní číslo efektivity vaší práce.
3 mýty o efektivitě práce, které je třeba odbourat
MÝTUS: Zaneprázdněný znamená produktivní
Je chybou si myslet, že dosahujete opravdové produktivity pouze tak, že na něčem neustále pracujete. Takto to nefunguje, a dokonce to může být kontraproduktivní. Prohýbat se pod horou úkolů, které prakticky nevykazují známky úbytku, prostě není způsob, jak vykazovat nebo dokonce zvyšovat efektivitu. Skutečná efektivita znamená dosažení požadovaných výsledků s menším úsilím a v kratším čase. Je tedy na řadě začít upřednostňovat úkoly.
MÝTUS: Multitasking je nezbytný
Není. Pravdou je, že pokud plníte najednou moc úkolů, pravděpodobně ve skutečnosti dotáhnete do konce jen málo z nich. A to proto, že svou energii posíláte různými směry. Efektivnější je soustředit se postupně na jednotlivé úkoly, a to podle priority.
MÝTUS: Práce z domu není efektivní
Využívání práce z domu se stalo běžnou součástí mnoha pracovních pozic. A je jen na vás nebo na tom, jak nastavíte svým zaměstnancům povinnosti, úkoly i kontrolu, abyste zajistili dostatečnou efektivitu práce i na home office. Řada lidí uvítá ušetření času, který stráví dojížděním. Na druhou stranu je třeba doma zavést určitý pevný režim, eliminovat rušivé vlivy nebo špatné návyky, které by mohly produktivitu ovlivnit.
Jak být v práci efektivnější – jak zlepšit efektivitu práce
Pokud si uvědomujete některé nedostatky se svou pracovní činností a chcete s tím něco dělat, jste už tímto odhodláním na dobré cestě. Zvyšovat vlastní efektivitu znamená pracovat na sobě, měnit zavedené návyky a dodržovat nové. Jak zlepšit efektivitu práce?
Stanovte si reálné cíle
Úspěšný posun závisí na tom, že víte, čeho chcete dosáhnout. Je třeba si dávat rozumné cíle a pro jejich splnění splnitelné termíny. Je proto dobré odhadnout, kolik času vám asi splnění cíle zabere. Jednoduše není možné skočit z bodu A rovnou do bodu Z, protože k dosažení výsledku je třeba učinit i řadu dalších kroků mezi tím.
Time management
Být zahrabaný v práci a skákat z jedné věci na druhou bez jasné strategie – to znamená, že nemáte nastavené žádné procesy v oblasti time managementu.
Funguje například zavést si pravidlo, že budete řešit e-maily a telefonické hovory na začátku pracovního dne, protože jste odpočatí a čerství. Naopak snadnější úkoly nebo nenáročné schůzky je dobré organizovat po obědě. Najít si svou cestu v řízení času znamená nastavit si jasná pravidla, těch se držet a zvládnout tak více věcí (náročných i těch méně).
Umět říct „ne“
Není nutné neustále někomu dokazovat, že jste schopni multitaskingu, a proto si na sebe brát více úkolů, než je možné splnit. Občas říct NE rozhodně není známkou neúspěchu nebo promarněné příležitosti. Pokud máte možnost, úkoly delegujte a uvolněte si tak ruce pro podstatné projekty, které vaši práci a soustředění vyžadují.
Omezte svůj perfekcionismus
Snaha dosahovat dokonalosti za každou cenu může vyvolávat tlak a samozřejmě stres. Někdy neškodí připustit si, že některé věci nejde udělat dokonale, že nemusí splňovat přehnaná očekávání. Dobré je naučit se přijímat překážky i neúspěch. Nebát se částečně selhat vás posune dál. Nebudete tolik nakloněni prokrastinaci, která je častým cílem, jak něco odložit, abyste se vyhnuli selhání.
Prostředí
Na efektivitu práce má přímý vliv také okolní prostředí. Tedy to, zda máte k dispozici optimální pracovní prostor – třeba stůl, elektroniku, kvalitní židli, pracovní pomůcky apod.
foto / archiv LNR
